公文格式常见错误探析

作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准，《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而，公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面14种公文格式常见错误，你中过吗？

; W) D$ g, V: C 9 L- L B4 i+ u$ o( `

>>>>错误1：密级公文未标注公文份号，或使用三位阿拉伯数字标注，标注位置较随意。

* F) V9 d" A3 d

5 l+ ^6 M& c1 J7 p/ v

 

6 b. N$ z4 u |5 m2 g7 J

正确做法：密级公文应标注份号，并用六位三号阿拉伯数字，顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。

 

>>>>错误2：涉密公文密级过高或过低，保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等；公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。

4 F0 l c* p( B% T; O ; T* f. e6 ]0 f9 H2 @* l% O [) ^

 

. F1 M& W5 V% P

正确做法：涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限，用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置，保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。

4 w. o0 o/ o% F, D. O6 a " v( h* b2 w9 T0 ?8 H3 V

 

7 F- ~+ e8 ^' a7 L: C ( G7 {7 Z* \3 z5 Y5 f

>>>>错误3：不急的公文标注紧急程度，且未按规定位置标注；在标题中的文种前面加注紧急程度，如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。

 

$ P; P% @0 M# {( k' j: M ! w" n5 i) Y1 d @& a8 q; b

正确做法：紧急公文应分别标注“特急”“加急”，用三号黑体字，顶格编排标注在公文首页版心的左上角；如需同时标注公文份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

 

& b6 V. ~" Q1 l! Z$ m2 z9 s8 \

>>>>错误4：发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。

 

2 c* V' {9 ?( U7 j. t " ]* r5 u% j8 q; S! B& U9 o$ N

正确做法：发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成（也可不加“文件”二字），但发文机关名称后不能加文种。

8 N7 I! M; H" m2 x1 i6 f! R* u0 z

 

, c6 }) [: z, [! k 5 P- N% h* v1 E. t' V* A- K

>>>>错误5：发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重，字数过长；年度使用“（）”或“［］”括入，发文顺序号前“0”占位，且加“第”字；上行文的发文字号标注的位置不准确。

% I5 a0 z! B3 k% E& J , V9 J. C \1 w* P

 

' t0 f# U1 x1 K8 Z) I+ S1 e 9 |3 W% b" R+ [& |

正确做法：发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号用阿拉伯数字标注，前不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）；上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

! d: [6 S8 c. |; y6 G. ` 5 R1 K4 ` ^% ] S) Z

 

& A+ s$ n4 N s

>>>>错误6：没有标注签发人；标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人；签发人标注了职务。

- {+ X; x. N, G& Q

 

! I u6 ~) C; a3 q; o ^/ D# g% a9 v

正确做法：上行文应标注签发人姓名，签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人，签发人员标注姓名，不标注职务。

 

' F% O* `* C& C% g& n 1 z! C; l3 _& X! Y* \, X4 x3 L4 G

>>>>错误7：公文标题中省略发文机关名称；把文种作为公文标题；公文标题的字体字号使用不规范，排列呈长方形或沙漏形等。

, t& ]" \! T: n _" O' z5 R+ [

 

- _4 K/ b! [ p

正确做法：公文标题由行文机关名称、事由和文种组成；使用二号小标宋体字标注；标题回行时，排列应为梯形或菱形。

' k3 ?7 A0 X" t/ \7 ?* S0 F 3 I5 k7 S& p- j% |5 e; h

 

2 H, T% Z9 M, P: g2 B$ x

>>>>错误8：公文正文中，结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号， 如：“（一）、”“1、”“（1）、”；同一篇公文中结构层次序数语书写不统一，使用好几种结构层次序数语，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等。

 

1 s& J" y+ u1 y9 u& T& [

正确做法：公文中的结构层次序数语及标点符号为“一、”“（一）”“1.”“（1）”；字体第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注；一篇公文中的结构层次序数语，使用同一种书写，以体现上下文表述的一致性。　

 

3 t* ]6 w( w" _8 S; ~

>>>>错误9：附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注，未与附件名称的首字对齐；附件名称后使用标点符号“；”或“。”。

 

: A6 N2 A0 Q0 I6 {) ^' m% N6 g

正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。

$ z u. Z) e/ E* G , J7 A0 h4 F0 B! ]+ }4 q3 o

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

& H- a1 A; W, s) q9 k9 q, v, I3 I

 

' U! Y1 T' H9 v

除了格式上的常见错误外，尚有三个问题值得关注，即党政机关公文字体字号、主送机关和公文生效标志方面，仍然不统一。比如，党的机关公文正文用17磅仿宋体字，每行26个字，而行政机关公文正文用三号仿宋体字，每行28个字；党的机关选用“意见”“决定”文种行文时不标注主送机关，而行政机关运用这两个文种行文时都标注主送机关；党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印，只标注行文机关署名和成文日期，而行政机关制发的公文只标注成文日期并加盖印章，不作署名。以上这些问题，需要公文处理工作人员重视，学透用好相关规定，避免错误发生，闹出笑话。

6 P$ J; ^) t# A6 U8 r

 

; n6 |/ T0 p1 F 8 b# `7 l, V( q) y

究其原因，主要有几个方面：一是相关规定、标准仍然存在不完美之处，存在可以改进的空间；二是对贯彻执行《党政机关公文格式》重视不够，有的部门存在重公文内容、轻公文格式的思维惯性，认为格式规范不规范无所谓；三是相关培训机制不健全，公文处理工作人员缺少系统的学习和实践操作经验。

 

, i7 j# ]7 T. |1 X

公文格式的不统一、不规范，影响了党政机关公文的严肃性和权威性。对此，应采取以下措施：一是强化意识，增强贯彻执行《党政机关公文格式》的自觉性，各级党政机关带头践行公文格式新标准，自觉维护公文的严肃性和权威性；二是公文格式统一规范须由《党政机关公文格式》强力支撑，鉴于“国家标准应用指南”中部分释义与规定不完全一致，有必要作出解释说明；三是健全培训机制，推进培训工作常态化，对公文处理工作人员从理论与实践上加强指导，特别是对新上岗人员做好传帮带工作；四是建立公文格式错情通报制度，各级党政机关办公厅（室）可结合公文办理工作，及时指导纠正来文单位的格式错误，还可深入基层，现场检查纠错。

6 @# b; {8 A% ` y) \

（文章摘自《秘书工作》杂志2016年第5期。作者：刘文森）

6 z5 J! C$ e9 P% u$ h! k$ [ 3 T1 d3 C* B" m" N: d1 _( ?

 

居然没人回复，这篇还是不错地

多看多学多想努力提高自身综合水平

#在这 居然没人回复，这篇还是不错地里快速回复#

}' g! B+ @1 w! ]
6 s% m; ?7 g& x0 X5 t9 D! E正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。

公文格式常见错误探析，纠错学习更实用