公文格式“涛声依旧”的原因及对策

《党政机关公文格式》（以下简称新《国标》）于2012年7月1日实施至今已近四年。总的看，它作为《党政机关公文处理工作条例》（以下简称新《条例》）配套的国家标准，在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效，但就全国而言，公文格式不统一不规范“涛声依旧”。现借助贵刊谈谈自己的见解。
; W/ w8 k7 {; @( E一、公文格式不统一不规范局面没有根本改变
（一）公文格式还存在三方面不统一
1.字体字号、每行字数不统一。如：党的机关公文正文用17磅仿宋体字，每行26个字；行政机关公文正文用3号仿宋体字，每行28个字等。
2.主送机关不统一。党的机关选用“意见”“决定”文种行文时不标注主送机关；行政机关选用这两个文种行文时都标注主送机关。
) u6 o) e* Q6 K3 Y# e' d3.公文生效标志中的三个格式要素标注不统一。如党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印，只标注行文机关署名和成文日期；行政机关制发的公文仍只标注成文日期并加盖印章，维持不署名的现状。
（二）公文格式要素标注不规范现象比比皆是
1.密级公文未标注公文份号，有的虽有标注，但用3位阿拉伯数字标注，且标注位置随意。
+ C0 B4 k2 m; v) h7 [# p$ c2.密级公文的密级和保密期限标注不规范、不准确，出现密级过高或过低，保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等；有的公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。
) o5 h3 O4 R& f- W/ f3.公文的缓急时限标注不规范，不急的公文却标注了紧急程度，并未按规定位置标注；有的公文在标题中的文种前面加注紧急程度，如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。
4.发文机关标志标注仍存在乱象，常出现行文机关名称后标注“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。
  b+ }6 |% J* D4 f5.发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重，且字数太长；年度大多使用“（）”或“［］”括入，发文顺序号前“0”占位，且加“第”字，还存在上行文的发文字号标注的位置错乱。
6.有的上报的公文没有标注签发人，有的虽标注签发人，但标的不是该机关的主要负责人或经授权的机关其他负责人，有的签发人还标注了职务等。
7.公文标题三成分不全，不少机关、单位认为发文机关标志中已有行文机关名称，为避免累赘，公文标题中省略发文机关名称；把文种作为公文标题的现象也相当普遍；公文标题的字体字号使用不规范；公文标题排列呈长方形或沙漏形等。
8.主送机关标注不规范。除上述的党政机关使用“意见”“决定”文种行文主送机关标注不统一外，还存在不按行文规则要求，多头主送，即主送机关又主送机关负责人；主送机关书写不规范等。
9.公文正文中的结构层次序数语标注存在不少问题，结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号，一顿顿到底，如：“一、”“（一）、”“1、”“（1）、”；结构层次序数语的字体使用不规范；同一篇公文中结构层次序数语书写不统一，使用好几种结构层次序数语，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等结构层次序数语。
10.随意增加公文格式要素，当公文生效标志页无正文时，在该页的第一行标注“（此页无正文）”。
11.附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注，不与附件名称的首字对齐；附件名称后使用标点符号“；”或“。”；有的转文性公文的按语中已写明报送、批转、转发的公文的附件名称，却画蛇添足再标注附件说明。
12.公文的行文机关署名书写不规范，有的与发文机关标志不一致，有的使用代称；还有不少公文的成文日期中的数字至今仍使用汉字小写数字书写等。
- P2 ?$ M2 W' R2 F13.附注标注的位置不规范，如不少行政机关公文将“公开属性”这一公文需要说明的事项标注在版记的上一行，即原来旧《格式》中标注公文主题词的位置；有的附注内容没有用“（）”括起来；标注内容杂乱等。
14.抄送机关标注较混乱，未按党政军群团的顺序或未按上级、平级、下级的层次标注；尤其是国有或国有控股企业，在抄送机关要素栏内随意标注“内部领导”“打印、核对人”“印数”“联系人”“存档”等内容。
" ~- c$ ~/ g$ P( v" o15.页码标注不规范，不少公文的页码仍然居中标注，有的认为公文只1页不标注页码，有的公文页码左右未标注四号一字线。
3 v+ R1 |& [7 z5 G' Q4 s5 T( |( e16.行政机关选用“决定”“意见”“通知”“通报”“请示”“批复”等文种行文时大量使用信函特定格式，甚至选用“命令”文种行文时也使用信函特定格式，形成一个文种两种格式并存局面，加剧了公文格式的乱象。
17.有的一件转发性公文出现转发机关与被转发机关两个发文机关标志和两个版记的情况。
二、公文格式“涛声依旧”的主要原因
上述所列公文格式不统一不规范的种种问题，究其原因，主要有以下几个方面：
1.新《国标》存在着缺憾及瑕疵。有的规定不到位，有的表述有岐义。一是大量使用模糊词语。新《国标》中使用了18处“一般”，尤其是有关职能部门编印的《国家标准应用指南》第四章格式条款释义中使用了几十处“一般”，扩大了新《国标》规定的外延，让基层单位实际操作时莫衷；二是随意增添有关内容和格式要素。如，在版记部分抄送机关格式要素中允许标注其它要素，为不统一不规范开了口子，这种自由度导致了公文格式五花八门的现状。
2.对“红头文件”及贯彻执行新《国标》重视不够。有的机关对“红头文件”的重要地位和作用缺乏认识，重领导讲话稿的起草、打磨，忽视“红头文件”的质量；有的领导存在着重公文内容、轻公文格式的思想，认为公文格式规范不规范无所谓，导致新《国标》贯彻执行不坚决、不严格，被打折扣。新《国标》的执行力面临严峻考验。
3.培训机制不健全，培训工作未能实现常态化。文秘队伍不稳定，人员流动性大，新手多，均为缺少系统的培训学习，对新《国标》内容不了解，公文格式的知识知之甚少，且缺少实践操作经验所致。
) v- Q# d* ]/ O4 N9 u% o三、公文格式乱象解决之策
公文格式不统一不规范，标注时乱象丛生，极大地影响了党政机关公文的严肃性和权威性，必须引起高度重视，并采取有力措施加以解决。
. J& h# A2 l- ]0 u7 Y6 s- t3 Y1.强化国标意识，增强贯彻执行的自觉性。常言道：“火车全靠车头带”，各级党政机关的领导要强化国标意识，带头践行国标，如上述公文格式三个不统一的问题，应由上级党政机关协商做出统一的抉择。同时，发文既要重视内容又要注重形式，自觉维护公文的严肃性和权威性。
% Y; c% t; x; {$ A2.公文格式统一规范须靠国标强力支撑。鉴于新《国标》中存在一些缺憾、瑕疵，以及《国家标准应用指南》中对格式的条款释义有的与新《条例》新《国标》的表述存在着一些不相一致的地方，有关职能部门有必要做出解释说明，以便基层遵循。新《格式》未对哪些法定公文文种可使用信函特定格式行文做出规定，加剧了公文格式的乱象，有关职能部门对此应有个界定，避免一个文种出现两种公文格式的局面。
3.健全培训机制，推进培训工作常态化。针对文秘工作人员流动性大、新手多的特点，要经常举办新国标内容培训，从理论与实践上加强指导。特别要着力对新上岗的文秘人员进行岗前培训，做好传帮带工作。
4.建立公文格式错情通报制度。实践证明，定期不定期对公文格式错情进行通报，效果作用很大。各级党政机关办公厅(室)还可结合公文办理及时指导纠正来文单位的格式错误，还可深入基层，现场检查纠错。（作者单位：福建省委办公厅）
6 D0 g/ t+ P( v! P9 L8 D% G（来源：应用写作）
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